Общие сведения

Назначение

Для контроля за использованием гранта, Грантополучатель должен предоставлять отчетность по этапам проекта, в установленные договором сроки. Без предоставления отчетности по каждому этапу невозможно получить транш на следующий этап проекта.

Общий алгоритм работы

• Авторизуйтесь на платформе.
• Перейдите в раздел "Мои проекты".
• Выберите победивший проект из списка проектов.
• Откройте раздел "Отчетность".
• Перейдите в секцию "Финансовый отчет".
• Заполните все разделы финансового отчета и нажмите на кнопку "Отправить на подписание".

Доступ

Доступно авторизованному пользователю, чья заявка стала победителем конкурса.

Инструкция

1. С главной страницы перейдите в раздел "Мои проекты", наведя курсор на аватар и выбрав пункт из выпадающего списка.
   
2. На странице выберите проект в статусе победитель конкурса. Перейдите в него, нажав на номер заявки. При необходимости можете воспользоваться фильтрацией по конкурсам.
   
3. В открывшейся заявке, перейдите в раздел "Отчетность" в боковом меню.
   
4. Зайти в финансовый отчет можно двумя способами. (1) Через боковое меню, нажав на секцию "Финансовый отчет", где доступные этапы выделены цветом, и (2) с помощью нажатия на карточку "Финансовый отчет" в информационном блоке, в соответствующем Этапе.
   
   

Финансовый отчет

Финансовый отчет формируется из реестра расходов на реализацию проекта, который заполняется на основании информации об осуществленных платежах, добавляемых в реестре расходов. Отчет проверяется фондом, и при положительном решении, грантополучатель получает следующий транш и переходит на новый этап.

Для структурированной подачи информации Аналитический отчет поделен на разделы:

• Информационный блок
• Итого по этапу
• Прикрепленные и подтверждающие документы по этапу
• Реестр расходов

Информационный блок

Информационный блок с подробной информацией по этапу, автоматически заполняется системой.

(1) – Порядковый номер этапа. Если к просмотру доступно более одного этапа — появляются кнопки переключение между этапами "<" и ">" по бокам от цифры этапа.

(2) – Информация о дате начала этапа и дате его окончания, подгружается из договора.

(3) – Размер транша по текущему этапу и размер следующего транша (отражает планируемую сумму при наличии следующего этапа), подгружается из договора.

(4) – Дата отчета по этапу и дата первой отправки отчета при наличии (появляется автоматически после первой отправки отчета).

(5) – Статус отчета отражает сам статус, ФИО ответственного лица и дату, когда этот статус был присвоен.

(6) – Табы для быстрого перехода на аналитический отчет и обратно в рамках одного этапа.

(7) – Ссылка на инструкцию по работе с Финансовой отчетностью и рекомендации.

(8) – Пошаговая информация по отправке отчета.

(9) – Кнопка просмотра и печати отчета ,

(10) – Кнопка "Отправить на подписание" (может быть другой в зависимости от провайдера подписания).

В зависимости от настроек конкурса, кнопка "Отправить на подписание" выполняет одну из двух основных функций:

• • Электронное подписание: Если настройка конкурса предполагает использование электронной подписи, кнопка "Отправить на подписание" отправит документ на подписание в ЭДО.
  • Ручное подписание: В случае ручного способа подписания кнопка "Отправить на проверку", после нажатия на кнопку появится окно для загрузки файла скан-образа отчета, предварительно подписанный и с печатью с кнопкой "Да" для отправки и "Нет" / "Х" для отмены отправки.

Также, если отчет был ранее сдан и направлен на доработку, в информационном блоке появляется история версий финансового отчета. Она включает список документов, ранее сданных на проверку в качестве отчета, в порядке убывания с их наименованием, датой и временем подписания, ID.
При нажатии на название файла:

• • Если документ имеет электронную подпись, скачивается файл с меткой ЭП.
  • Кнопка "Скачать протокол ЭДО" загружает документ с протоколом передачи.
  • Кнопка "Скачать электронную открепленную подпись" скачивает файл с подписью в формате .pfx.

Итого по этапу

Таблица заполняется автоматически и несет информационный характер — подводит итоги по загруженным документам.

Подтверждающие документы текущего этапа

Раздел представляет из себя таблицу загруженных документов с возможностью поиска.

Для того, что бы в таблице отразились документы, возможно несколько путей, в зависимости от настроек системы:

• • Отправить посредством "Сбер.Корус" копии всех документов фонду;
  • Отправить через поле мультизагрузчика, на площадках не подключенных к функционалу "Сбер.Корус";

(1) – Табы для перехода между разделами документов "Загруженные документы", "Документы без этапа" и "Удаленные документы". поиск, куда можно ввести название документа, чтобы найти его.

• • Загруженные документы — актуальные прикрепленные документы;
  • Документы без этапа — документы, которые не удалось распределить по указанному номеру проекта/договора в модуль "Отчётность";
  • Удаленные документы — удаленные, без возможности восстановить.

(2) – Строка поиска, куда можно ввести название документа, чтобы найти его в списке.

(3) – Кнопки "Скачать протокол ЭДО" и "Скачать открепленную подпись".

(4) – Переключение между страницами, содержащими документы.

(5) – Кнопка "Показать все документы" для отображения всех документов на одной странице.

(6) – Кнопка "Реестр документов" для перехода в реестр документов.

Прикрепленные документы попадают в таблицу, которая представлена следующими столбцами:

• Наименование документа — в столбце представлены активные документы (прикрепленные документы к платежкам и этапам);
  • • При нажатии на имя происходит скачивание документа;
    • Можно редактировать название документа (только на статусе Подготовка): Нажмите на иконку редактирования справа от названия и внесите новое название. Для сохранения нажмите на иконку дискеты, чтобы отменить действие — нажмите на крестик.

• ID документа — отображает ID документа в системе.
• Дата загрузки — отображает когда документ был загружен в систему;
• Сумма в документе — сумма по прикрепленным платежкам к документу;
• Сумма платежных поручений (п/п) — общая сумма по п/п и количество документов;
• Проекты/этапы — здесь отображаются  проекты, у которых привязан документ в любом статусе отчета (включая принятые), а так же этапы у которых не привязан документ и статус финансового отчета не равен "замечания отсутствуют"/"замечания отсутствуют, имеются рекомендации"/"имеются замечания, без доработки отчета".
  Пользователь проставляет чек-боксы напротив этапов к которым хочет привязать документ. После этого система отображает документ в реестре подтверждающих документов в разделе "Загруженные документы" во всех выбранных проектах и этапах:
  • • Нажмите на иконку списка, после чего появится окно для привязки документа к этапам
      
    • Верхняя строка отображает номер заявки, если в конкурсе выиграло несколько заявок от одного контрагента — выберите актуальную, для этого финансового отчета. Ниже строки с чек-боксами и этапами, активацией можно привязать ко всем сразу, или же выбрать один.

В зависимости от особенностей площадки могут быть различия в загрузке документов:

• документы подгружаются автоматически через "Сбер.Корус", реестр формируется на основании этих данных;
• документы подтверждающие расходы загружаются вручную — п\п, договоры, акты, накладные, чеки и т.д. в мультизагрузчик, который доступен в зависимости от настроек конкурса на статусах отчета Подготовка, На доработке.
  

Реестр расходов

1. Чтобы перейти в реестр расходов, нажмите кнопку "Реестр расходов" расположенную под таблицей в блоке "Подтверждающие документы текущего этапа".
2. Откроется страница, содержащая перечень расходов, который формируется на основании банковской выписки и указанной аналитики в платежных поручениях.
   
3. Расходы уже сгруппированы по этапам проекта согласно дате списания денежных средств с расчетного счета. Если у вас несколько проектов, то расходы отнесены к тому проекту, который указан в аналитике платежного поручения.
4. В зависимости от настроек шаблона и настроек провайдера документы могут подгружаться по разному:
   
   • документы подгружаются автоматически, через "Сбер.Корус", ;
   • документы загружаются вручную, через кнопки "+ Платежное поручение", "+ Транш", "+ Контрагент";к загруженному вручную документу можно добавить аналитику, нажав на "+", также можно отредактировать и удалить его с помощью иконок.
     
     
5. Чтобы задать сумму гранта, выделенную для этапа, нужно нажать на кнопку "+ Транш".
   
6. В появившейся строке, выделенной серым цветом, заполните поля:
   • Номер проекта — вписываем номер проекта, если у вас их несколько система предложит выбрать;
   • Номер платежного поручения — вводим данные п/п;
   • Дата (подписания договора/доп. соглашения) — выставляется автоматически сегодняшняя, можно редактировать;
   • Основание — прописываем номер  договора/доп. соглашения;
   • Контрагент — наименование/ИНН фонда;
   • Сумма гранта первого этапа.
7. Прокрутите до конца строки и нажмите на иконку дискету для сохранения. Для отмены действия нажмите на "Х"
   
   
8. Для добавления нового платёжного поручения в реестр вручную, нажмите кнопку "+ Платежное поручение".
   
   В появившейся строке, выделенной цветом, заполните следующие поля:
   
   

   • Статья — выберите из списка;

     Если в расходах есть статья софинансирования, и её не надо учитывать, выберите соответствующий пункт в выпадающем меню (Или если это относится к статье СБК)

   • Проект — вписываем номер проекта, если у вас их несколько, система предложит выбрать;
   • № п/п;
   • Дата п/п — автоматически выставляется сегодняшняя, можно редактировать;
     
9. Прокрутив строку вправо, вы найдете ещё несколько граф для заполнения:
   
   • Основание — вписываете назначение платежа;
   • Контрагент — выберите из списка начав заполнять поле ИНН или полным юридическим наименованием, если система не находит — добавьте контрагента.
   • Сумма — введите сумму п/п.

   • Привязанные документы — нажмите на поле и из выпадающего списка выберите подтверждающие документы по платежу — п\п, дог, накладная и т.д.
     

     Невозможно привязать документ дважды к разным платежкам, в списке документы привязанные к другому документу будут отображаться серым.

     Если в выпадающем списке нет нужного документа, вернитесь на страницу отчета и проверьте, есть ли этот документ в списке "загруженные документы" или "документы без этапа". 

   • Подтверждающие документы — заполняется автоматически, после выбора привязанных документов, текст можно редактировать;

   • Комментарий пользователя — заполняете, если необходимо что-то пояснить сотрудникам фонда по данному расходу.

10. В конце строки нажмите иконку дискеты для сохранения. Чтобы отменить сохранение нажмите крестик.
11. Для того, чтобы добавить контрагента, нажмите кнопку "+ Контрагент"
    
12. В модальном окне выберите тип контрагента, и введите его полное наименование/ФИО (ИНН, ОГРН, КПП, если это не физ. лицо), после чего нажмите кнопку "Применить".
    
13. После этого данные по новому контрагенту отобразятся в выпадающем списке "Контрагент" при добавлении нового платежного поручения.

14. Платёжное поручение детализируется аналитическими статьями, образуя группирующие п/п:
    
    

    • для добавления аналитика к платежному поручению нажмите иконку-действия "+";
    • сумма у аналитика будет суммирующей, она будет прибавляться к сумме основной п/п и суммам других аналитик;
    • к самим аналитикам невозможно создать аналитики;
    • после того как платежное поручение стало группирующей, у нее нет статьи, так как статьи проставляются у аналитиков;
    • группирующие платежки по умолчанию развернуты в таблице, свернуть можно галочкой в начале строки;
      
    • редактировать аналитики, так же как и п/п, можно нажатием на иконку в конце строки;

    • удалить аналитику, можно в конце строки нажав иконку корзины.
      

      1. сумма аналитика автоматически от минусуется от основной платежки;

      2. удалить первичную нельзя, только если удалить все добавленные и когда она станет платежкой без аналитиков ее можно будет удалить.
         
15. Для редактирования уже заполненного платежного поручения в реестре пролистните до края таблицы и нажмите иконку редактирования напротив соответствующего расхода.
    
16. Каждому единичному документу или группирующей платежке задается статус:
    • На подготовке — статус выставляется автоматически, как только грантополучатель добавляет документ
    • На проверку — статус меняется, как только грантополучатель нажимает кнопку "На проверку"
    • Проверено — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "Проверено"

    • На доработке — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "На доработку" 

       Нажмите здесь для раскрытия...

      Статус	Новый статус
      На проверке	Проверено На доработке
      Проверен	На доработке
      На доработке	На проверке — может перевести только пользователь Фин сотрудник не может перевести на новый статус.

17. После внесения информации нажмите кнопку "На проверку".
18. Финансовый сотрудник фонда примет документ или отправит на доработку

Отправка отчета 

1. Сперва фин. сотрудник должен проставить всем документам в реестре расходов статус Проверено.
   
2. После, проверьте готовый финансовый отчёт, нажав кнопку "Ознакомиться с проектом финансового отчёта".

3. Нажмите кнопку "Отправить на проверку".
   
   

   На этом этапе может появиться сообщение об отрицательных остатках. В таком случае необходимо вернуться к предыдущему шагу и проверить печатную версию отчета.

4. В зависимости от провайдера подписания после нажатия кнопки:
   • Если на площадке подключена работа с подписанием УКЭП, отчет отправится на подпись в систему «СФЕРА Курьер»,
     1. Подпишите отчет в сервисе усиленной квалифицированной электронной подписью.
   • Если на площадке ручной провайдер:
     
     1. Распечатайте отчёт и проставьте подпись, расшифровку подписи, должность, дату, печать — отметки, согласованные с грантодателем.
     2. Отсканируйте отчёт. Прикрепите отчёт в модальном поле
        

Описание форм

Проверки и ошибки