Финансовый отчет

Финансовый отчет формируется из реестра расходов на реализацию проекта, который заполняется на основании информации об осуществленных платежах, добавляемых в реестр расходов. Отчет проверяется фондом, и при положительном решении, грантополучатель получает следующий транш и переходит на новый этап.

Если проект состоит из одного этапа, то после проверки отчета и его утверждения происходит завершение проекта.

Для структурированной подачи информации Финансовый отчет поделен на разделы:

• Информационный блок
• Итого по этапу
• Прикрепленные и подтверждающие документы по этапу
• Реестр расходов

Информационный блок

Просмотр информации о текущем этапе

Информационный блок с подробной информацией по этапу, автоматически заполняется системой.

(1) – Порядковый номер этапа. Если к просмотру доступно более одного этапа — появляются кнопки переключение между этапами "<" и ">" по бокам от цифры этапа.

(2) – Информация о дате начала этапа и дате его окончания, подгружается из договора.

(3) – Размер транша по текущему этапу и размер следующего транша (отображает планируемую сумму при наличии следующего этапа), подгружается из договора.

(4) – Дата отчета по этапу и дата первой отправки отчета при наличии (появляется автоматически после первой отправки отчета).

(5) – Статус отчета отражает сам статус, ФИО ответственного лица и дату, когда этот статус был присвоен.

(6) – Табы для быстрого перехода на аналитический отчет и обратно в рамках одного этапа.

(7) – Ссылка на инструкцию по работе с Финансовой отчетностью и рекомендации.

(8) – Пошаговая информация по отправке отчета со ссылками на подробную инструкцию.

(9) – Кнопка "Ознакомиться с проектом финансового отчета" для просмотра и печати заполненного финансового отчета.

(10) – Кнопка "Отправить на подписание" (может быть другой в зависимости от провайдера подписания).

В зависимости от настроек конкурса, кнопка "Отправить на подписание" выполняет одну из двух основных функций:

• • Электронное подписание — если настройка конкурса предполагает использование электронной подписи, кнопка "Отправить на подписание" отправит документ на подписание в ЭДО.
  • Ручное подписание — в случае ручного способа подписания, нажмите кнопку "Отправить на проверку". Появится окно для загрузки скан-образа отчета с подписью и печатью. Нажмите "Да" для отправки или "Нет" / "Х" для отмены.

Статусы отчета и их значение

История версий отчёта

История представленных версий финансового отчета:

1. Отчет, подписанный и отправленный на проверку грантополучателем, находится сверху в блоке "Представленные версии финансового отчета";
2. Все отчеты, ранее отправленные фондом на доработку с необходимостью переподписания, выводятся в порядке убывания в блоке ниже — "Предыдущие версии финансового отчета";
   
3. В строке содержится информация:
   • Наименование документа;
   • ID документа (если документ поступил из ЭДО);
   • Дата и время подписания.

4. При нажатии на название документа происходит его скачивание. 
   

   • Если документ имеет электронную подпись, скачивается файл с меткой ЭП.
   • Кнопка "Скачать протокол ЭДО" загружает документ с протоколом передачи (поступает из ЭДО).
   • Кнопка "Скачать электронную открепленную подпись" скачивает файл с подписью в формате .pfx (поступает из ЭДО).

Итого по этапу

Таблица заполняется автоматически и несет информационный характер — подводит итоги по загруженным в реестр расходов документам.

1. "Остаток денежных средств из суммы полученных платежей по гранту на расчетном счете получателя гранта, указанном в договоре, на начало отчетного периода" – значение подтягивается из поля "Остаток  денежных средств на конец отчетного периода" отчета предыдущего этапа. Изначально в первом этапе значение равно 0, т.к. нет остатка от предыдущего этапа, следовательно во втором этапе остаток на начало отчетного периода будет равен остатку на конец отчетного периода первого этапа. Значение не может быть отрицательным;
2. "Сумма платежей по гранту, полученных на расчетный счет, указанный в договоре" – сумма всех платежей в реестре расходов по статье "Транш", перечисленных за текущий этап и все этапы соответственно; 
3. "Сумма фактических расходов на реализацию проекта за счет гранта" – сумма всех платежей в реестре расходов по всем статьям, кроме платежных поручений без статьи (0), "Транш" и "999", перечисленных за текущий этап и все этапы соответственно;
4. "Остаток денежных средств из суммы полученных платежей по гранту на расчетном счете получателя гранта, указанном в договоре, на конец отчетного периода" – сумма всех платежей в реестре расходов по статье "Транш", перечисленных за текущий этап, минус сумма всех платежей в реестре расходов по всем статьям, кроме  статьи "Транш" и "без статьи", перечисленных за текущий этап. Остаток на конец отчетного периода переходит в следующий этап в поле "Остаток на начало отчетного периода";
   

Подтверждающие документы текущего этапа

Загрузка документов

Подтверждающие документы текущего этапа – реестр, который включает документы, подтверждающие реализацию полученной суммы гранта согласно статьям, указанным в договоре.

Реестр представляет из себя таблицу загруженных грантополучателем / сотрудниками фонда подтверждающих документов с возможностью поиска по ним. Они нужны для того, чтобы их  можно было прикрепить к платежным поручениям в реестре расходов.

В зависимости от настроек системы, документы в эту таблицу могут попадать несколькими способами:

• • С помощью ЭДО документы в эту таблицу могут быть загружены автоматически; 
  • Если на площадке не подключен функционал ЭДО, то можно загрузить документы вручную. Файл необходимо загрузить в специальном поле для загрузки документа. Доступна загрузка файлов размером не более 18 мегабайт и расширением pdf, jpg, jpeg, xlsx. 
  • Если поле для загрузки документов отсутствует, то вы можете обратиться к сотрудникам фонда напрямую через "Диалог с фондом" и отправить документы им. Затем они загрузят отправленные вами документы в таблицу.

После загрузки документов автоматически устанавливается сумма платежных поручений, если файл привязан к статьям в реестре расходов, а также указан этап, к которому привязан документ. Подтверждающий документ можно удалить из актуальной таблицы, но при этом он все равно сохранится в архиве (вкладка "Удаленные документы").

Описание блока:

(1) – Табы для перехода между разделами документов "Загруженные документы", "Документы без этапа" и "Удаленные документы". 

• • Загруженные документы — в таблице отображаются загруженные через систему документы с указанием номера этапа;
  • Документы без этапа — в таблице отображаются загруженные документы без указания номера этапа; 

  • Удаленные документы — в таблице отображаются все документы по проекту, удаленные из реестра. 
    

    Запрещено удалять документы, привязанные  к  расходам.   Для  просмотра  удаленного  документа  его  нужно сначала восстановить и затем скачать с вкладки, на которой был восстановлен документ;

(2) – Строка поиска, куда можно ввести название документа и нажать на иконку-лупу чтобы активировать поиск и найти нужный документ в списке.

(3) – Кнопки "Скачать протокол ЭДО" и "Скачать открепленную подпись".

(4) – Переключение между страницами, содержащими документы.

(5) – Кнопка "Показать все документы" для отображения всех документов на одной странице.

(6) – Кнопка "Реестр документов" для перехода в реестр документов.

Загруженные документы попадают в таблицу, которая представлена следующими столбцами:

• Наименование документа — в столбце представлены активные документы (прикрепленные документы к платежкам и этапам в реестре расходов);
  • • При нажатии на имя происходит скачивание документа;
    • Можно редактировать название документа (только на статусе Подготовка): Нажмите на иконку редактирования справа от названия и внесите новое название. Для сохранения нажмите на иконку дискеты, чтобы отменить действие — нажмите на крестик.

• ID документа — отображает ID документа в системе (отображается только у документов, загруженных через ЭДО).
• Дата загрузки — отображает когда документ был загружен в систему;
• Сумма в документе — сумма по прикрепленным платежкам к документу; 
• Сумма платежных поручений (п/п) — общая сумма по п/п и количество документов (сумма п/п высчитывается автоматически, если файл привязан к статьям в реестре расходов, а также указан этап, к которому привязан документ);
• Проекты/этапы — в разделе "Проекты/этапы" отображаются:

  • • Проекты, к которым уже привязан хотя бы один документ, независимо от статуса отчета (даже если отчет уже принят).

    • Этапы, к которым еще не привязан документ и статус финансового отчета не является окончательным (т.е. отчет не имеет статуса "замечания отсутствуют", "замечания отсутствуют, имеются рекомендации" или "имеются замечания, без доработки отчета").
      Пользователь выбирает этапы, к которым хочет привязать документ, отмечая их галочками. После выбора этапов система отображает документ в разделе "Загруженные документы" реестра подтверждающих документов. Документ становится доступен во всех выбранных проектах и этапах.

Привязка к этапам

Привязка документа к этапам:

• Чтобы привязать документ к конкретным этапам, нужно нажать на иконку списка. Откроется окно, где можно выбрать этапы, к которым нужно привязать данный документ.
  Документ можно привязать к нескольким этапам одновременно и к нескольким проектам. После привязки документа к этапам, его можно использовать для подтверждения расходов в финансовых отчетах по этим этапам.
  

Управление документами

удаление и восстановление

Реестр расходов

Реестр содержит все платежные поручения, добавленные пользователем вручную. 

1. Чтобы перейти в реестр расходов, нажмите кнопку "Реестр расходов" расположенную под таблицей в блоке "Подтверждающие документы текущего этапа".
2. Откроется страница, содержащая перечень расходов по данному проекту и данному этапу, который формируется на основании загруженных сюда документов и прикрепленных к ним подтверждающих документов.
   

Добавление траншей

1. Чтобы задать сумму транша, выделенную для этапа, нужно нажать на кнопку "+ Транш". 
   
2. В появившейся строке, выделенной серым цветом, заполните поля:
   • Номер проекта — вписываем номер проекта, если у вас их несколько система предложит выбрать;
   • Номер платежного поручения — вводим данные п/п;
   • Дата (подписания договора/доп. соглашения) — выставляется автоматически сегодняшняя, можно редактировать;
   • Основание — прописываем номер  договора/доп. соглашения;
   • Контрагент — наименование/ИНН фонда;
   • Сумма транша этапа.
3. Прокрутите до конца строки и нажмите на иконку дискету для сохранения. Для отмены действия нажмите на "Х"
   

Добавление платежных поручений и привязка документов

1. Для того чтобы добавить расход, необходимо нажать на кнопку "+Платежное поручение". После нажатия на кнопку в таблице будет добавлена строка, которую необходимо заполнить информацией о расходе:
   1. номер платежного поручения (п/п);
   2. дата исполнения;
   3. основание – назначение платежа;
   4. контрагент – наименование  контрагента,  который  является  отправителем платежа. Если контрагента нет в списке, то его можно добавить путем нажатия на  кнопку "+Добавить контрагента" и внести все необходимые данные в специальной форме;
   5. статья;
   6. сумма;

   7. привязанные документы: наименование документов и файлы. В реестре расходов на   реализацию   проекта   необходимо   выбрать   для   каждого платежа соответствующие  документы  из  сформированного  списка подтверждающих документов.  Столбец  "подтверждающие  документы"  при  этом  заполнится автоматически  из  названий  прикрепленных  файлов  (количество  файлов  для одного платежа не ограниченно);

      Невозможно привязать документ дважды к разным платежкам, в списке документы привязанные к другому документу будут отображаться серым. Если в выпадающем списке нет нужного документа, вернитесь на страницу отчета и проверьте, есть ли этот документ в списке "загруженные документы" или "документы без этапа".

   8. комментарий пользователя – доступен   для   редактирования только грантополучателю;
   9. комментарий финансового сотрудника – виден тогда, когда платеж направляется на доработку.
      
2. До   момента   отправки   отчета   на   рассмотрение   грантополучателю   доступно редактирование и удаление расходов. После того, как отчет направлен на рассмотрение, вносить изменения может только финансовый сотрудник. Финансовый  сотрудник  в  ходе  проверки  отчета  путем  выделения  строк может переводить  платежи  на  следующие  статусы:  "на  проверку",  "на  доработку", "проверено".
3. В зависимости от настроек шаблона и настроек провайдера документы могут подгружаться по разному:
   
   • документы подгружаются автоматически, через "Сбер.Корус", ;

   • документы загружаются вручную, через кнопку "+ Платежное поручение".
     

     Отличить автоматически загруженный документ от загруженного в ручную можно по Статье СБК — у документов добавленных вручную его нет.

Добавление и редактирование аналитических статей

К загруженному вручную документу можно добавить аналитику, нажав на "+", также можно отредактировать и удалить его с помощью иконок.

1. • сумма у аналитики будет суммирующей, она будет прибавляться к сумме основной п/п и суммам других аналитик;
   • к самим аналитикам невозможно создать аналитики;
   • после того как платежное поручение стало группирующим, у него нет статьи, так как статьи проставляются у аналитик;
   • группирующие платежки по умолчанию развернуты в таблице, свернуть можно галочкой в начале строки;
     
   • редактировать аналитику, так же как и п/п, можно нажатием на иконку в конце строки;

   • удалить аналитику, можно в конце строки нажав иконку корзины.
     

     1. сумма аналитики автоматически минусуется от основной платежки;

     2. удалить первичную нельзя, только если удалить все добавленные и когда она станет платежкой без аналитики ее можно будет удалить.
        

Статусы платежных поручений

1. Каждому единичному документу (транш, п/п, группирующей п/п) задается статус:
   • На подготовке — статус выставляется автоматически, как только грантополучатель добавляет документ;
   • На проверку — статус меняется, как только грантополучатель нажимает кнопку "На проверку";
   • Проверено — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "Проверено";

   • На доработке — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "На доработку" .

     Статус  Новый статус На проверке Проверено На доработке Проверен На доработке На доработке На проверке — может перевести только пользователь Фин сотрудник не может перевести на новый статус.

Работа с контрагентами

1. Для того, чтобы добавить контрагента, нажмите кнопку "+ Контрагент"
   
2. В модальном окне выберите тип контрагента (физ. лицо, ИП, Организация) и введите его полное наименование / ФИО, а также ИНН (ОГРН, КПП, ОГРНИП если это не физ. лицо), после чего нажмите кнопку "Применить".
   
3. После этого данные по новому контрагенту можно будет найти в выпадающем списке "Контрагент" введя его наименование. 

Проект СБК

Значение берется из колонки “Проект” файла импорта платежей, выгруженного из СБК. Недоступно для редактирования. Является точкой входа платежа в систему.

Статья СБК

Вычисляется из колонки “Смета доходов и расходов” файла импорта платежей, выгруженного из СБК.

Недоступно для редактирования. Является точкой входа платежа в систему. 

При наведении в названии колонки на знак отображается подсказка с расшифровкой статей.

тправка расходов на проверку

1. Для редактирования уже заполненного платежного поручения в реестре пролистните до края таблицы и нажмите иконку редактирования напротив соответствующего расхода и отредактируйте нужную вам информацию. После внесения изменений не забудьте нажать на иконку дискеты для сохранения или на крестик для отмены изменений.
   
   

2. После внесения информации нажмите кнопку "На проверку".
3. Финансовый сотрудник фонда примет документ или отправит его вам на доработку.

Отправка отчета на проверку

Предварительная проверка отчёта

1. Сперва фин. сотрудник должен проставить всем документам в реестре расходов статус Проверено.
   
   

2. После, проверьте готовый финансовый отчёт, нажав кнопку "Ознакомиться с проектом финансового отчёта".
   

   В печатную версию отчета не входят: платежи без статьи (0); платежи по статьям 998, 999.

3. Нажмите кнопку "Отправить на проверку".
   
   

   На этом этапе может появиться сообщение об отрицательных остатках. В таком случае необходимо вернуться к предыдущему шагу и проверить печатную версию отчета.

Электронное и ручное подписание

1. В зависимости от провайдера подписания после нажатия кнопки:
   • Если на площадке подключена работа с подписанием УКЭП, отчет отправится на подпись в систему "СФЕРА Курьер???",
     1. Подпишите отчет в сервисе усиленной квалифицированной электронной подписью.
   • Если на площадке ручной провайдер:
     
     1. Распечатайте отчёт и проставьте подпись, расшифровку подписи, должность, дату, печать — отметки, согласованные с грантодателем.
     2. Отсканируйте отчёт. Прикрепите отчёт в модальном поле
        

Действия при отрицательных остатках

Если в отчете имеется отрицательный остаток, то при нажатии кнопки "Отправить на подписание" должно:

• отображаться модальное окно с сообщением об отрицательном остатке;
• блокироваться отправка отчета в систему ЭДО.

Отправить отчет на проверку с отрицательным остатком можно только при согласовании с фин. сотрудником. В ином случае ???

Действия при наличии замечаний к отчёту

Просмотр замечаний от финансового сотрудника

Замечания финансового сотрудника могут находиться в разделе "Диалог с фондом" и также в реестре расходов в поле "Комментарий" в строке платежа.

Редактирование отчёта (внесение изменений в реестр расходов)

Грантополучателю доступно редактирование:

• Редактировать платеж - изменить значения в колонках: Подтверждающие документы, Привязанные документы (во всех платежах, кроме траншей). Доступно на статусах: на подготовке, на доработке.
• Редактировать платеж - изменить значение в колонке Комментарий пользователя (во всех платежах, кроме траншей). Доступно на статусах: на подготовке, на доработке.

Повторная отправка отчёта на проверку

После внесения изменений в отчет, вы можете повторно отправить его на проверку. ???

Описание форм

Проверки и ошибки