Общие сведения
Назначение
Для контроля за использованием гранта, Грантополучатель должен предоставлять отчетность по этапам проекта, в установленные договором сроки. Без предоставления отчетности по каждому этапу невозможно получить транш на следующий этап проекта.
Общий алгоритм работы
- Авторизуйтесь на платформе.
- Перейдите в раздел "Мои проекты".
- Выберите победивший проект из списка проектов.
- Откройте раздел "Отчетность".
- Перейдите в секцию "Финансовый отчет".
- Заполните все разделы финансового отчета и нажмите на кнопку "Отправить на подписание".
В РАБОТЕ
Авторы: Марьясова Е.
Последняя редакция:
Оглавление:
Доступ
Доступно авторизованному пользователю, чья заявка стала победителем конкурса.
Инструкция
- С главной страницы перейдите в раздел "Мои проекты", наведя курсор на аватар и выбрав пункт из выпадающего списка.
- На странице выберите проект в статусе победитель конкурса. Перейдите в него, нажав на номер заявки. При необходимости можете воспользоваться фильтрацией по конкурсам.
- В открывшейся заявке, перейдите в раздел "Отчетность" в боковом меню.
- Зайти в финансовый отчет можно двумя способами. (1) Через боковое меню, нажав на секцию "Финансовый отчет", где доступные этапы выделены цветом, и (2) с помощью нажатия на карточку "Финансовый отчет" в информационном блоке, в соответствующем Этапе.
Если Этап еще не открыт, в информационном блоке Этапа вместо ссылок на отчеты будет надпись — "Возможность формирования отчетности по данному этапу будет доступна позднее". Сам раздел "Отчетность", становится доступен тогда, когда Договор переходит в статус Подписан обеими сторонами.
Финансовый отчет
Финансовый отчет формируется из реестра расходов на реализацию проекта, который заполняется на основании информации об осуществленных платежах, добавляемых в реестре расходов. Отчет проверяется фондом, и при положительном решении, грантополучатель получает следующий транш и переходит на новый этап.
Для структурированной подачи информации Аналитический отчет поделен на разделы:
- Информационный блок
- Итого по этапу
- Прикрепленные и подтверждающие документы по этапу
- Реестр расходов
Вся информация, которую вы вносите в разделы отчета сохраняется автоматически и доступна к редактированию в статусах В стадии подготовки и Отчет рассмотрен, имеются замечания.
Информационный блок
Информационный блок с подробной информацией по этапу, автоматически заполняется системой.
(1) – Порядковый номер этапа. Если к просмотру доступно более одного этапа — появляются кнопки переключение между этапами "<" и ">" по бокам от цифры этапа.
(2) – Информация о дате начала этапа и дате его окончания, подгружается из договора.
(3) – Размер транша по текущему этапу и размер следующего транша (отражает планируемую сумму при наличии следующего этапа), подгружается из договора.
(4) – Дата отчета по этапу и дата первой отправки отчета при наличии (появляется автоматически после первой отправки отчета).
(5) – Статус отчета отражает сам статус, ФИО ответственного лица и дату, когда этот статус был присвоен.
Статус Финансового отчета | Полномочия | Триггер на изменение |
---|---|---|
В стадии подготовки | Редактирование | Автоматически во время заполнения отчета |
Направлен на подпись | Просмотр | Автоматически после отправки отчета в фонд Сотрудник фонда может вернуть на статус «В стадии подготовки» |
На рассмотрении в фонде | Просмотр | Переключается сотрудником фонда в зависимости от принятого решения по отчету. Доступна смена статуса на любой из:
|
Отчет рассмотрен, имеются замечания | Редактирование | |
Отчет рассмотрен, неполный комплект | Редактирование | |
Рассмотрен частично, имеются замечания | Редактирование | |
Рассмотрен частично, неполный комплект | Редактирование | |
Имеются замечания, без доработки отчета | Просмотр | |
Замечания отсутствуют | Просмотр | |
Замечания отсутствуют, имеются рекомендации | Просмотр |
(6) – Табы для быстрого перехода на аналитический отчет и обратно в рамках одного этапа.
(7) – Ссылка на инструкцию по работе с Финансовой отчетностью и рекомендации.
(8) – Пошаговая информация по отправке отчета.
(9) – Кнопка просмотра и печати отчета ,
(10) – Кнопка "Отправить на подписание" (может быть другой в зависимости от провайдера подписания).
В зависимости от настроек конкурса, кнопка "Отправить на подписание" выполняет одну из двух основных функций:
- Электронное подписание: Если настройка конкурса предполагает использование электронной подписи, кнопка "Отправить на подписание" отправит документ на подписание в ЭДО.
- Ручное подписание: В случае ручного способа подписания кнопка "Отправить на проверку", после нажатия на кнопку появится окно для загрузки файла скан-образа отчета, предварительно подписанный и с печатью с кнопкой "Да" для отправки и "Нет" / "Х" для отмены отправки.
Также, если отчет был ранее сдан и направлен на доработку, в информационном блоке появляется история версий финансового отчета. Она включает список документов, ранее сданных на проверку в качестве отчета, в порядке убывания с их наименованием, датой и временем подписания, ID.
При нажатии на название файла:
- Если документ имеет электронную подпись, скачивается файл с меткой ЭП.
- Кнопка "Скачать протокол ЭДО" загружает документ с протоколом передачи.
- Кнопка "Скачать электронную открепленную подпись" скачивает файл с подписью в формате .pfx.
Итого по этапу
Таблица заполняется автоматически и несет информационный характер — подводит итоги по загруженным документам.
Подтверждающие документы текущего этапа
Раздел представляет из себя таблицу загруженных документов с возможностью поиска.
(1) – Табы для перехода между документами.
(2) – Число этапов и число проектов
(3) – скачать протокол эдо, скачать электронную подпись
(4) – переключение между страницами документов
(5) – кнопка для отображения всех документов на одной странице
- Для того, что бы в таблице отразились документы, возможно несколько путей, в зависимости от настроек системы:
- Отправить посредством "СФЕРА Курьер" копии всех документов фонду;
- Отправить через поле мультизагрузчика, на площадках не подключенных к функционалу "СФЕРА Курьер";
- Направить сканы документов в Диалоге с фондом финансовому сотруднику, в случае если другие варианты недоступны.
- Сверху в таблице есть возможность переходить по табам в таблицы где представлены:
- Загруженные документы — актуальные прикрепленные документы;
- Документы без этапа — документы, которые не удалось распределить по указанному номеру проекта/договора в модуль "Отчётность";
- Удаленные документы — удаленные, без возможности восстановить.
- Под табами расположена строка поиска документов по их наименованию.
- Прикрепленные документы попадают в таблицу, которая представлена следующими столбцами:
- Имя документа — в столбце представлены Активные документы — прикрепленные документы к платежкам и этапам,
- При нажатии на имя происходит скачивание документа;
- Можно редактировать название документа (только на статусе подготовка): Нажмите на иконку Редактирования справа от названия и отредактируйте;
- Для сохранения нажмите на иконку Дискета, если не надо переименовывать — нажмите "Х".
- Дата загрузки — отображает, когда документ был загружен в систему;
- Сумма документа — сумма по прикрепленным платежкам к документу;
- Сумма платежных поручений (п/п) — общая сумма по п/п и количество документов;
- Привязанные этапы — показывает к какому количеству этапов привязан документ, в статусе подготовка можно редактировать данные:
- при нажатии на иконку Список всплывает меню для привязки документа к этапам:
- верхняя строка отображает номер заявки, если в конкурсе выиграло несколько заявок от одного контрагента — выберите актуальную, для этого ФО;
- ниже строки с чекбоксами и этапами, активацией можно привязать ко всем сразу, или же выбрать один.
- Иконка корзины отвечает за удаление.
В разделе "Загруженные документы" в колонке "этапы" отображаются проекты, у которых привязан документ в любом статусе отчета (включая принятые), а так же этапы у которых не привязан документ и статус ФО не равен "замечания отсутствуют"/"замечания отсутствуют, имеются рекомендации"/"имеются замечания, без доработки отчета". Пользователь проставляет чек-боксы напротив этапов к которым хочет привязать документ. После этого система отображает документ в реестре подтверждающих документов в разделе "Загруженные документы" во всех выбранных проектах и этапах.
Снятие этапа у документа доступно только в случае выполнения двух условий:
- ФО находится в одном из статусов: "на подготовке", "рассмотрен частично, неполный комплект документов", "рассмотрен частично, имеются замечания", "отчет рассмотрен, неполный комплект документов", "отчет рассмотрен, имеются замечания"
- Документ не привязан к платежу в реестре расходов.
- при нажатии на иконку Список всплывает меню для привязки документа к этапам:
- Имя документа — в столбце представлены Активные документы — прикрепленные документы к платежкам и этапам,
- В зависимости от особенностей площадки могут быть различия в загрузке документов:
- документы подгружаются автоматически через «СФЕРА Курьер», реестр формируется на основании этих данных;
- документы подтверждающие расходы загружаются вручную — п\п, договоры, акты, накладные, чеки и т.д. в мультизагрузчик, который доступен в зависимости от настроек конкурса на статусах отчета Подготовка, На доработке.
Реестр расходов
- Перейдите в раздел "Реестр расходов".
- Данный перечень расходов сформирован на основании банковской выписки и указанной аналитики в платежных поручениях.
- Расходы уже сгруппированы по этапам проекта согласно дате списания денежных средств с расчетного счета. Если у вас несколько проектов, то расходы отнесены к тому проекту, который указан в аналитике платежного поручения.
- В зависимости от настроек шаблона и настроек провайдера документы могут подгружаться по разному:
- документы подгружаются автоматически, через «СФЕРА Курьер», но их можно редактировать, а также добавлять аналитические статьи;
- документы загружаются вручную, через кнопки «Добавить документ», «Добавить транш», «Добавить контрагента»;
- отличить автоматически загруженный документ от загруженного в ручную можно по Статье СБК — у документов добавленных вручную его нет.
- Задайте сумму гранта, выделенную для этапа. Для этого нажмите на кнопку «Добавить транш».
- В появившейся строке, выделенной серым цветом, заполните поля:
- Номер проекта — вписываем номер проекта, если у вас их несколько система предложит выбрать;
- Номер платежного поручения — вводим данные п/п;
- Дата (подписания договора/доп. соглашения) — выставляется автоматически сегодняшняя, можно редактировать;
- Основание — прописываем номер договора/доп. соглашения;
- Контрагент — наименование/ИНН фонда;
- Сумма гранта первого этапа.
- Прокрутите до конца строки и нажмите на иконку-действия Сохранить.
- Для добавления нового платёжного поручения в реестр вручную, нажмите кнопку «Добавить платёжное поручение».
- В появившейся строке, выделенной цветом, заполните следующие поля:
Статья (1) — выберите из списка;
Если в расходах есть статья, которая была софинансирована, и её не надо учитывать, выберите соответствующий пункт в выпадающем меню (Или если это относится к статье СБК)
- Проект (2) — вписываем номер проекта, если у вас их несколько, система предложит выбрать;
- № п/п (3);
- Дата п/п (4) — автоматически выставляется сегодняшняя, можно редактировать;
- Прокрутив строку вправо, вы найдете ещё несколько граф для заполнения:
- Основание (1) — вписываете назначение платежа;
- Контрагент (2) — выберите из списка начав заполнять поле ИНН или полным юридическим наименованием, если система не находит — добавьте контрагента.
- Сумма (3) — введите сумму п/п.
Привязанные документы (4) — нажмите на поле и из выпадающего списка выберите подтверждающие документы по платежу — п\п, дог, накладная и т.д.
Невозможно привязать документ дважды к разным платежкам, в списке документы привязанные к другому документу будут отображаться серым.
Если в выпадающем списке нет нужного документа, вернитесь на страницу отчета и проверьте, есть ли этот документ в списке «загруженные документы» или «документы без этапа».
- Подтверждающие документы (5) — заполняется автоматически, после выбора привязанных документов, текст можно редактировать;
Комментарий пользователя (6) — заполняете, если необходимо что-то пояснить сотрудникам фонда по данному расходу.
- В конце строки нажмите иконку-действия Сохранить
- Для того, чтобы добавить контрагента, нажмите кнопку «Добавить контрагента».
- В модальном окне выберите тип контрагента, и введите его полное наименование/ФИО, после чего нажмите кнопку «Добавить».
- После этого данные по новому контрагенту отобразятся в выпадающем списке «Контрагент» при добавлении нового платежного поручения.
Платёжное поручение детализируется аналитическими статьями, образуя группирующие п/п:
- для добавления аналитика к платежному поручению нажмите иконку-действия +;
- сумма у аналитика будет суммирующей, она будет прибавляться к сумме основной п/п и суммам других аналитик;
- к самим аналитикам невозможно создать аналитики;
- после того как платежное поручение стало группирующей, у нее нет статьи, так как статьи проставляются у аналитиков;
- группирующие платежки по умолчанию развернуты в таблице, свернуть можно галочкой в начале строки;
- редактировать аналитики, так же как и п/п, иконкой-действия Редактировать в конце строки;
удалить аналитику, можно в конце строки нажав иконку-действия Крестик:
сумма аналитика автоматически от минусуется от основной платежки;
- удалить первичную нельзя, только если удалить все добавленные и когда она станет платежкой без аналитиков ее можно будет удалить.
- Для редактирования уже заполненного платежного поручения в реестре пролистните до края таблицы и нажмите иконку-действия Редактировать напротив соответствующего расхода.
- Каждому единичному документу или группирующей платежке задается статус:
- На подготовке — статус выставляется автоматически, как только грантополучатель добавляет документ
- На проверку — статус меняется, как только грантополучатель нажимает кнопку «На проверку»
- Проверено — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку «Проверено»
На доработке — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку «На доработку»
Статус
Новый статус
На проверке - Проверено
- На доработке
Проверен На доработке На доработке На проверке — может перевести только пользователь
Фин сотрудник не может перевести на новый статус.
- После внесения информации нажмите кнопку «На проверку».
- Финансовый сотрудник фонда примет документ или отправит на доработку
Отправка отчета
- Сперва фин. сотрудник должен проставить всем документам в реестре расходов статус Проверено.
- После, проверьте готовый финансовый отчёт, нажав кнопку «Ознакомиться с проектом финансового отчёта».
Нажмите кнопку «Отправить на проверку».
На этом этапе может появиться сообщение об отрицательных остатках. В таком случае необходимо вернуться к предыдущему шагу и проверить печатную версию отчета.
- В зависимости от провайдера подписания после нажатия кнопки:
- Если на площадке подключена работа с подписанием КЭП, отчет отправится на подпись в систему «СФЕРА Курьер»,
- Подпишите отчет в сервисе усиленной квалифицированной электронной подписью.
- Если на площадке ручной провайдер:
- Распечатайте отчёт и проставьте подпись, расшифровку подписи, должность, дату, печать — отметки, согласованные с грантодателем.
- Отсканируйте отчёт. Прикрепите отчёт в модальном поле
- Если на площадке подключена работа с подписанием КЭП, отчет отправится на подпись в систему «СФЕРА Курьер»,
Описание форм
Описание всех полей, переключателей, кнопок, чек-боксов на странице, если страниц несколько — то по каждой странице, если есть вкладки — то и по каждой вкладке. В структурированной форме в виде таблицы
Поле/Элемент | Формат | Описание | Действия |
---|---|---|---|
Проверки и ошибки
Описание какие проверки происходят и какие возможны ошибки. В виде таблицы: Триггер-Какая проверка-Какие ошибки-Как исправить
Триггер | Какая проверка | Какие ошибки | Как исправить |
---|---|---|---|