Общие сведения
Назначение
Для контроля за использованием гранта, Грантополучатель должен предоставлять отчетность по этапам проекта, в установленные договором сроки. Без предоставления отчетности по каждому этапу невозможно получить транш на следующий этап проекта.
Общий алгоритм работы
- Авторизуйтесь на платформе.
- Перейдите в раздел "Мои проекты".
- Выберите победивший проект из списка проектов.
- Откройте раздел "Отчетность".
- Перейдите в секцию "Финансовый отчет".
- Заполните все разделы финансового отчета и нажмите на кнопку "Отправить на подписание".
В РАБОТЕ
Авторы: Марьясова Е.
Последняя редакция:
Оглавление:
Доступ
Доступно авторизованному пользователю, чья заявка стала победителем конкурса.
Инструкция
- С главной страницы перейдите в раздел "Мои проекты", наведя курсор на аватар и выбрав пункт из выпадающего списка.
- На странице выберите проект в статусе победитель конкурса. Перейдите в него, нажав на номер заявки. При необходимости можете воспользоваться фильтрацией по конкурсам.
- В открывшейся заявке, перейдите в раздел "Отчетность" в боковом меню.
- Зайти в финансовый отчет можно двумя способами. (1) Через боковое меню, нажав на секцию "Финансовый отчет", где доступные этапы выделены цветом, и (2) с помощью нажатия на карточку "Финансовый отчет" в информационном блоке, в соответствующем Этапе.
Если Этап еще не открыт, в информационном блоке Этапа вместо ссылок на отчеты будет надпись — "Возможность формирования отчетности по данному этапу будет доступна позднее". Сам раздел "Отчетность", становится доступен тогда, когда Договор переходит в статус Подписан обеими сторонами.
Финансовый отчет
Финансовый отчет формируется из реестра расходов на реализацию проекта, который заполняется на основании информации об осуществленных платежах, добавляемых в реестр расходов. Отчет проверяется фондом, и при положительном решении, грантополучатель получает следующий транш и переходит на новый этап.
Для структурированной подачи информации Аналитический отчет поделен на разделы:
- Информационный блок
- Итого по этапу
- Прикрепленные и подтверждающие документы по этапу
- Реестр расходов
Вся информация, которую вы вносите в разделы отчета сохраняется автоматически и доступна к редактированию в статусах В стадии подготовки и Отчет рассмотрен, имеются замечания.
Информационный блок
Информационный блок с подробной информацией по этапу, автоматически заполняется системой.
(1) – Порядковый номер этапа. Если к просмотру доступно более одного этапа — появляются кнопки переключение между этапами "<" и ">" по бокам от цифры этапа.
(2) – Информация о дате начала этапа и дате его окончания, подгружается из договора.
(3) – Размер транша по текущему этапу и размер следующего транша (отражает планируемую сумму при наличии следующего этапа), подгружается из договора.
(4) – Дата отчета по этапу и дата первой отправки отчета при наличии (появляется автоматически после первой отправки отчета).
(5) – Статус отчета отражает сам статус, ФИО ответственного лица и дату, когда этот статус был присвоен.
Статус Финансового отчета | Полномочия | Триггер на изменение |
---|---|---|
В стадии подготовки | Редактирование | Автоматически во время заполнения отчета |
Направлен на подпись | Просмотр | Автоматически после отправки отчета в фонд Сотрудник фонда может вернуть на статус «В стадии подготовки» |
На рассмотрении в фонде | Просмотр | Переключается сотрудником фонда в зависимости от принятого решения по отчету. Доступна смена статуса на любой из:
|
Отчет рассмотрен, имеются замечания | Редактирование | |
Отчет рассмотрен, неполный комплект | Редактирование | |
Рассмотрен частично, имеются замечания | Редактирование | |
Рассмотрен частично, неполный комплект | Редактирование | |
Имеются замечания, без доработки отчета | Просмотр | |
Замечания отсутствуют | Просмотр | |
Замечания отсутствуют, имеются рекомендации | Просмотр |
(6) – Табы для быстрого перехода на аналитический отчет и обратно в рамках одного этапа.
(7) – Ссылка на инструкцию по работе с Финансовой отчетностью и рекомендации.
(8) – Пошаговая информация по отправке отчета со ссылками на подробную инструкцию.
(9) – Кнопка "Ознакомиться с проектом финансового отчета" для просмотра и печати заполненного финансового отчета.
(10) – Кнопка "Отправить на подписание" (может быть другой в зависимости от провайдера подписания).
В зависимости от настроек конкурса, кнопка "Отправить на подписание" выполняет одну из двух основных функций:
- Электронное подписание: Если настройка конкурса предполагает использование электронной подписи, кнопка "Отправить на подписание" отправит документ на подписание в ЭДО.
- Ручное подписание: В случае ручного способа подписания кнопка "Отправить на проверку", после нажатия на кнопку появится окно для загрузки файла скан-образа отчета, предварительно подписанный и с печатью с кнопкой "Да" для отправки и "Нет" / "Х" для отмены отправки.
Также, если отчет был ранее сдан и направлен на доработку, в информационном блоке появляется история версий финансового отчета. Она включает список документов, ранее сданных на проверку в качестве отчета, в порядке убывания с их наименованием, датой и временем подписания, ID.
При нажатии на название файла:
- Если документ имеет электронную подпись, скачивается файл с меткой ЭП.
- Кнопка "Скачать протокол ЭДО" загружает документ с протоколом передачи.
- Кнопка "Скачать электронную открепленную подпись" скачивает файл с подписью в формате .pfx.
Итого по этапу
Таблица заполняется автоматически и несет информационный характер — подводит итоги по загруженным документам.
- "Остаток денежных средств из суммы полученных платежей по гранту на расчетном счете получателя гранта, указанном в договоре, на начало отчетного периода" – показывает сколько денег от транша осталось после проведенного этапа на расчетном счете грантополучателя. Сумма подтягивается системой автоматически.
- "Сумма платежей по гранту, полученных на расчетный счет, указанный в договоре" – Сумма которая поступила на расчетный счет грантополучателя за выбранный этап. Сумма подтягивается системой автоматически.
- "Сумма фактических расходов на реализацию проекта за счет гранта" – сумма денег, потраченных грантополучателем на проведение этапа проекта. Сумма автоматически подтягивается из реестра расходов, где были прикреплены платежные поручения и подтверждающие документы.
- "Остаток денежных средств из суммы полученных платежей по гранту на расчетном счете получателя гранта, указанном в договоре, на конец отчетного периода" – сумма денег, оставшаяся у грантополучателя после проведения этапа проекта. Сумма высчитывается системой автоматически, исходя из прикрепленных документов в реестре расходов.
Подтверждающие документы текущего этапа
Раздел представляет из себя таблицу загруженных документов с возможностью поиска.
Для того, что бы в таблице отразились документы, возможно несколько путей, в зависимости от настроек системы:
- Отправить посредством "Сбер.Корус" копии всех документов фонду;
- Отправить через поле мультизагрузчика, на площадках не подключенных к функционалу "Сбер.Корус";
(1) – Табы для перехода между разделами документов "Загруженные документы", "Документы без этапа" и "Удаленные документы". поиск, куда можно ввести название документа, чтобы найти его.
- Загруженные документы — актуальные прикрепленные документы;
- Документы без этапа — документы, которые не удалось распределить по указанному номеру проекта/договора в модуль "Отчётность";
- Удаленные документы — удаленные, без возможности восстановить.
(2) – Строка поиска, куда можно ввести название документа, чтобы найти его в списке.
(3) – Кнопки "Скачать протокол ЭДО" и "Скачать открепленную подпись".
(4) – Переключение между страницами, содержащими документы.
(5) – Кнопка "Показать все документы" для отображения всех документов на одной странице.
(6) – Кнопка "Реестр документов" для перехода в реестр документов.
Прикрепленные документы попадают в таблицу, которая представлена следующими столбцами:
- Наименование документа — в столбце представлены активные документы (прикрепленные документы к платежкам и этапам);
- При нажатии на имя происходит скачивание документа;
- Можно редактировать название документа (только на статусе Подготовка): Нажмите на иконку редактирования справа от названия и внесите новое название. Для сохранения нажмите на иконку дискеты, чтобы отменить действие — нажмите на крестик.
- ID документа — отображает ID документа в системе.
- Дата загрузки — отображает когда документ был загружен в систему;
- Сумма в документе — сумма по прикрепленным платежкам к документу;
- Сумма платежных поручений (п/п) — общая сумма по п/п и количество документов;
- Проекты/этапы — здесь отображаются проекты, у которых привязан документ в любом статусе отчета (включая принятые), а так же этапы у которых не привязан документ и статус финансового отчета не равен "замечания отсутствуют"/"замечания отсутствуют, имеются рекомендации"/"имеются замечания, без доработки отчета".
Пользователь проставляет чек-боксы напротив этапов к которым хочет привязать документ. После этого система отображает документ в реестре подтверждающих документов в разделе "Загруженные документы" во всех выбранных проектах и этапах:- Нажмите на иконку списка, после чего появится окно для привязки документа к этапам
- Верхняя строка отображает номер заявки, если в конкурсе выиграло несколько заявок от одного контрагента — выберите актуальную, для этого финансового отчета. Ниже строки с чек-боксами и этапами, активацией можно привязать ко всем сразу, или же выбрать один.
- Нажмите на иконку списка, после чего появится окно для привязки документа к этапам
Снятие этапа у документа доступно только в случае выполнения двух условий:
- Финансовый отчет находится в одном из статусов: "на подготовке", "рассмотрен частично, неполный комплект документов", "рассмотрен частично, имеются замечания", "отчет рассмотрен, неполный комплект документов", "отчет рассмотрен, имеются замечания"
- Документ не привязан к платежу в реестре расходов.
В зависимости от особенностей площадки могут быть различия в загрузке документов:
- документы подгружаются автоматически через "Сбер.Корус", реестр формируется на основании этих данных;
- документы подтверждающие расходы загружаются вручную — п\п, договоры, акты, накладные, чеки и т.д. в мультизагрузчик, который доступен в зависимости от настроек конкурса на статусах отчета Подготовка, На доработке.
Реестр расходов
- Чтобы перейти в реестр расходов, нажмите кнопку "Реестр расходов" расположенную под таблицей в блоке "Подтверждающие документы текущего этапа".
- Откроется страница, содержащая перечень расходов, который формируется на основании банковской выписки и указанной аналитики в платежных поручениях.
- Расходы уже сгруппированы по этапам проекта согласно дате списания денежных средств с расчетного счета. Если у вас несколько проектов, то расходы отнесены к тому проекту, который указан в аналитике платежного поручения.
- В зависимости от настроек шаблона и настроек провайдера документы могут подгружаться по разному:
- документы подгружаются автоматически, через "Сбер.Корус", ;
- документы загружаются вручную, через кнопки "+ Платежное поручение", "+ Транш", "+ Контрагент";к загруженному вручную документу можно добавить аналитику, нажав на "+", также можно отредактировать и удалить его с помощью иконок.
- Чтобы задать сумму гранта, выделенную для этапа, нужно нажать на кнопку "+ Транш".
- В появившейся строке, выделенной серым цветом, заполните поля:
- Номер проекта — вписываем номер проекта, если у вас их несколько система предложит выбрать;
- Номер платежного поручения — вводим данные п/п;
- Дата (подписания договора/доп. соглашения) — выставляется автоматически сегодняшняя, можно редактировать;
- Основание — прописываем номер договора/доп. соглашения;
- Контрагент — наименование/ИНН фонда;
- Сумма гранта первого этапа.
- Прокрутите до конца строки и нажмите на иконку дискету для сохранения. Для отмены действия нажмите на "Х"
- Для добавления нового платёжного поручения в реестр вручную, нажмите кнопку "+ Платежное поручение".
В появившейся строке, выделенной цветом, заполните следующие поля:Статья — выберите из списка;
Если в расходах есть статья софинансирования, и её не надо учитывать, выберите соответствующий пункт в выпадающем меню (Или если это относится к статье СБК)
- Проект — вписываем номер проекта, если у вас их несколько, система предложит выбрать;
- № п/п;
- Дата п/п — автоматически выставляется сегодняшняя, можно редактировать;
- Прокрутив строку вправо, вы найдете ещё несколько граф для заполнения:
- Основание — вписываете назначение платежа;
- Контрагент — выберите из списка начав заполнять поле ИНН или полным юридическим наименованием, если система не находит — добавьте контрагента.
- Сумма — введите сумму п/п.
Привязанные документы — нажмите на поле и из выпадающего списка выберите подтверждающие документы по платежу — п\п, дог, накладная и т.д.
Невозможно привязать документ дважды к разным платежкам, в списке документы привязанные к другому документу будут отображаться серым.
Если в выпадающем списке нет нужного документа, вернитесь на страницу отчета и проверьте, есть ли этот документ в списке "загруженные документы" или "документы без этапа".
- Подтверждающие документы — заполняется автоматически, после выбора привязанных документов, текст можно редактировать;
Комментарий пользователя — заполняете, если необходимо что-то пояснить сотрудникам фонда по данному расходу.
- В конце строки нажмите иконку дискеты для сохранения. Чтобы отменить сохранение нажмите крестик.
- Для того, чтобы добавить контрагента, нажмите кнопку "+ Контрагент"
- В модальном окне выберите тип контрагента, и введите его полное наименование/ФИО (ИНН, ОГРН, КПП, если это не физ. лицо), после чего нажмите кнопку "Применить".
- После этого данные по новому контрагенту отобразятся в выпадающем списке "Контрагент" при добавлении нового платежного поручения.
Платёжное поручение детализируется аналитическими статьями, образуя группирующие п/п:
- для добавления аналитика к платежному поручению нажмите иконку-действия "+";
- сумма у аналитика будет суммирующей, она будет прибавляться к сумме основной п/п и суммам других аналитик;
- к самим аналитикам невозможно создать аналитики;
- после того как платежное поручение стало группирующей, у нее нет статьи, так как статьи проставляются у аналитиков;
- группирующие платежки по умолчанию развернуты в таблице, свернуть можно галочкой в начале строки;
- редактировать аналитики, так же как и п/п, можно нажатием на иконку в конце строки;
удалить аналитику, можно в конце строки нажав иконку корзины.
сумма аналитика автоматически от минусуется от основной платежки;
- удалить первичную нельзя, только если удалить все добавленные и когда она станет платежкой без аналитиков ее можно будет удалить.
- Для редактирования уже заполненного платежного поручения в реестре пролистните до края таблицы и нажмите иконку редактирования напротив соответствующего расхода.
- Каждому единичному документу или группирующей платежке задается статус:
- На подготовке — статус выставляется автоматически, как только грантополучатель добавляет документ
- На проверку — статус меняется, как только грантополучатель нажимает кнопку "На проверку"
- Проверено — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "Проверено"
На доработке — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "На доработку"
Нажмите здесь для раскрытия...Статус
Новый статус
На проверке - Проверено
- На доработке
Проверен На доработке На доработке На проверке — может перевести только пользователь
Фин сотрудник не может перевести на новый статус.
- После внесения информации нажмите кнопку "На проверку".
- Финансовый сотрудник фонда примет документ или отправит на доработку
Отправка отчета
- Сперва фин. сотрудник должен проставить всем документам в реестре расходов статус Проверено.
- После, проверьте готовый финансовый отчёт, нажав кнопку "Ознакомиться с проектом финансового отчёта".
Нажмите кнопку "Отправить на проверку".
На этом этапе может появиться сообщение об отрицательных остатках. В таком случае необходимо вернуться к предыдущему шагу и проверить печатную версию отчета.
- В зависимости от провайдера подписания после нажатия кнопки:
- Если на площадке подключена работа с подписанием УКЭП, отчет отправится на подпись в систему «СФЕРА Курьер»,
- Подпишите отчет в сервисе усиленной квалифицированной электронной подписью.
- Если на площадке ручной провайдер:
- Распечатайте отчёт и проставьте подпись, расшифровку подписи, должность, дату, печать — отметки, согласованные с грантодателем.
- Отсканируйте отчёт. Прикрепите отчёт в модальном поле
- Если на площадке подключена работа с подписанием УКЭП, отчет отправится на подпись в систему «СФЕРА Курьер»,
Описание форм
Поле/Элемент | Формат | Описание | Действия |
---|---|---|---|
Ознакомиться с проектом финансового отчета | Кнопка | Кнопка для скачивания заполненного финансового отчета в формате PDF | Нажмите на кнопку для скачивания отчета |
Отправить на подписание | Кнопка | Кнопка для отправки готового финансового отчета на подписание с помощью электронного/ручного провайдера подписания | Нажмите на кнопку чтобы отправить отчет на подписание |
Показать все документы | Кнопка | Кнопка для раскрытия всего перечня загруженных документов | Нажмите чтобы раскрыть список всех документов |
Реестр расходов | Кнопка | Кнопка для перехода в реестр расходов | Нажмите чтобы перейти на страницу реестр расходов |
На проверку | Кнопка | Кнопка для отправки статьи расходов на проверку фин. сотруднику | Нажмите чтобы отправить на проверку |
Редактировать | Иконка с карандашом | Иконка, при нажатии на которую открывается панель для редактирования расходов | Нажмите чтобы отредактировать статью расходов |
Сохранить | Иконка дискеты | Иконка, при нажатии на которую происходит сохранение отредактированной информации | Нажмите чтобы сохранить внесенную информацию |
Проверки и ошибки
Триггер | Какая проверка | Какие ошибки | Как исправить |
---|---|---|---|