Доступ

Доступно авторизованному пользователю, чья заявка стала победителем конкурса.

Инструкция

1. С главной страницы перейдите в раздел "Мои проекты", наведя курсор на аватар и выбрав пункт из выпадающего списка.
   
2. На странице выберите проект в статусе победитель конкурса, по которому необходимо подготовить отчетность и перейдите в него, нажав на номер заявки. При необходимости можете воспользоваться фильтрацией по конкурсам.
   
3. В открывшейся заявке, перейдите в раздел "Отчетность" в боковом меню.
   
4. Зайти в финансовый отчет можно двумя способами. (1) Через боковое меню, нажав на секцию "Финансовый отчет", где доступные этапы выделены цветом, и (2) с помощью нажатия на карточку "Финансовый отчет" в информационном блоке, в соответствующем Этапе.
   
   

Финансовый отчет

Финансовый отчет формируется из реестра расходов на реализацию проекта, который заполняется на основании информации об осуществленных платежах, добавляемых в реестр расходов. Отчет проверяется фондом, и при положительном решении, грантополучатель получает следующий транш и переходит на новый этап.

Если проект состоит из одного этапа, то после проверки отчета и его утверждения происходит завершение проекта.

Для структурированной подачи информации Финансовый отчет поделен на разделы:

• Информационный блок
• Итого по этапу
• Прикрепленные и подтверждающие документы по этапу
• Реестр расходов

Информационный блок

Информационный блок с подробной информацией по этапу, автоматически заполняется системой.

(1) – Порядковый номер этапа. Если к просмотру доступно более одного этапа — появляются кнопки переключение между этапами "<" и ">" по бокам от цифры этапа.

(2) – Информация о дате начала этапа и дате его окончания, подгружается из договора.

(3) – Размер транша по текущему этапу и размер следующего транша (отображает планируемую сумму при наличии следующего этапа), подгружается из договора.

(4) – Дата отчета по этапу и дата первой отправки отчета при наличии (появляется автоматически после первой отправки отчета).

(5) – Статус отчета отражает сам статус, ФИО ответственного лица и дату, когда этот статус был присвоен.

(6) – Табы для быстрого перехода на аналитический отчет и обратно в рамках одного этапа.

(7) – Ссылка на инструкцию по работе с Финансовой отчетностью и рекомендации.

(8) – Пошаговая информация по отправке отчета со ссылками на подробную инструкцию.

(9) – Кнопка "Ознакомиться с проектом финансового отчета" для просмотра и печати заполненного финансового отчета.

(10) – Кнопка "Отправить на подписание" (может быть другой в зависимости от провайдера подписания).

В зависимости от настроек конкурса, кнопка "Отправить на подписание" выполняет одну из двух основных функций:

• • Электронное подписание: Если настройка конкурса предполагает использование электронной подписи, кнопка "Отправить на подписание" отправит документ на подписание в ЭДО.
  • Ручное подписание: В случае ручного способа подписания кнопка "Отправить на проверку", после нажатия на кнопку появится окно для загрузки файла скан-образа отчета, предварительно подписанный и с печатью с кнопкой "Да" для отправки и "Нет" / "Х" для отмены отправки.

Также, если отчет был ранее сдан и направлен на доработку, в информационном блоке появляется история версий финансового отчета. Она включает список документов, ранее сданных на проверку в качестве отчета, в порядке убывания с их наименованием, датой и временем подписания, ID.
При нажатии на название файла:

• • Если документ имеет электронную подпись, скачивается файл с меткой ЭП.
  • Кнопка "Скачать протокол ЭДО" загружает документ с протоколом передачи.
  • Кнопка "Скачать электронную открепленную подпись" скачивает файл с подписью в формате .pfx.

Итого по этапу

Таблица заполняется автоматически и несет информационный характер — подводит итоги по загруженным в реестр расходов документам.

1. "Остаток денежных средств из суммы полученных платежей по гранту на расчетном счете получателя гранта, указанном в договоре, на начало отчетного периода" – значение подтягивается из поля "Остаток  денежных средств на конец отчетного периода" отчета предыдущего этапа. Изначально в первом этапе значение равно 0, т.к. нет остатка от предыдущего этапа, следовательно во втором этапе остаток на начало отчетного периода будет равен остатку на конец отчетного периода первого этапа;
2. "Сумма платежей по гранту, полученных на расчетный счет, указанный в договоре" – сумма всех платежей в реестре расходов по статье "Транш", перечисленных за текущий этап и все этапы соответственно; 
3. "Сумма фактических расходов на реализацию проекта за счет гранта" – сумма всех платежей в реестре расходов по всем статьям, кроме платежных поручений без статьи (0), "Транш" и "999", перечисленных за текущий этап и все этапы соответственно;
4. "Остаток денежных средств из суммы полученных платежей по гранту на расчетном счете получателя гранта, указанном в договоре, на конец отчетного периода" – сумма всех платежей в реестре расходов по статье "Транш", перечисленных за текущий этап, минус сумма всех платежей в реестре расходов по всем статьям, кроме  статьи "Транш" и "без статьи", перечисленных за текущий этап. Остаток на конец отчетного периода переходит в следующий этап в поле "Остаток на начало отчетного периода";
   

Подтверждающие документы текущего этапа

Подтверждающие документы текущего этапа – реестр, который включает документы, подтверждающие реализацию полученной суммы гранта согласно статьям, указанным в договоре.

Реестр представляет из себя таблицу загруженных грантополучателем / сотрудниками фонда подтверждающих документов с возможностью поиска по ним. Они нужны для того, чтобы их  можно было прикрепить к платежным поручениям в реестре расходов.

В зависимости от настроек системы, документы в эту таблицу могут попадать несколькими способами:

• • С помощью ЭДО документы в эту таблицу могут быть загружены автоматически; (ОТКУДА? СБЕР.БИЗНЕС? СБЕР.КОРУС? ДИАДОК? КОНТУР.ФОКУС? СББОЛ?)
  • Если на площадке не подключен функционал ЭДО, то можно загрузить документы вручную. Файл необходимо загрузить в специальном поле для загрузки документа. Доступна загрузка файлов размером не более 18 мегабайт и расширением pdf, jpg, jpeg, xlsx. 
  • Если поле для загрузки документов отсутствует, то вы можете обратиться к сотрудникам фонда напрямую через "Диалог с фондом" и отправить документы им. Затем они загрузят отправленные вами документы в таблицу.

После загрузки документов автоматически устанавливается сумма платежных поручений, если файл привязан к статьям в реестре расходов, а также указан этап, к которому привязан документ. Подтверждающий документ можно удалить из актуальной таблицы, но при этом он все равно сохранится в архиве (вкладка "удаленные документы").

Описание таблицы:

(1) – Табы для перехода между разделами документов "Загруженные документы", "Документы без этапа" и "Удаленные документы". 

• • Загруженные документы — в таблице отображаются загруженные через систему документы с указанием номера этапа;
  • Документы без этапа — в таблице отображаются загруженные документы без указания номера этапа; 

  • Удаленные документы — в таблице отображаются все документы по проекту, удаленные из реестра. (КУДА ЭТИ ДОКУМЕНТЫ ПОПАДАЮТ ПОСЛЕ ВОССТАНОВЛЕНИЯ? У МЕНЯ ПОТЕРЯЛИСЬ)(КТО УДАЛЯЕТ ДОКУМЕНТЫ? НЕ НАШЛА ТАКОЙ КНОПКИ У ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ)
    

    Запрещено удалять документы, привязанные  к  расходам.  

    Для  просмотра  удаленного  документа  его  нужно сначала восстановить и затем скачать с вкладки, на которой был восстановлен документ;

(2) – Строка поиска, куда можно ввести название документа и нажать на иконку-лупу чтобы активировать поиск и найти нужный документ в списке.

(3) – Кнопки "Скачать протокол ЭДО" и "Скачать открепленную подпись".

(4) – Переключение между страницами, содержащими документы.

(5) – Кнопка "Показать все документы" для отображения всех документов на одной странице.

(6) – Кнопка "Реестр документов" для перехода в реестр документов.

Загруженные документы попадают в таблицу, которая представлена следующими столбцами:

• Наименование документа — в столбце представлены активные документы (прикрепленные документы к платежкам и этапам в реестре расходов);
  • • При нажатии на имя происходит скачивание документа;
    • Можно редактировать название документа (только на статусе Подготовка): Нажмите на иконку редактирования справа от названия и внесите новое название. Для сохранения нажмите на иконку дискеты, чтобы отменить действие — нажмите на крестик.

• ID документа — отображает ID документа в системе (отображается только у документов, загруженных через ЭДО).
• Дата загрузки — отображает когда документ был загружен в систему;
• Сумма в документе — сумма по прикрепленным платежкам к документу; (ПОЧЕМУ ЭТОТ СТОЛБЕЦ ВО ВСЕХ ПРОЕКТАХ ЧТО Я ВИДЕЛА ВСЕГДА РАВЕН НУЛЮ?)
• Сумма платежных поручений (п/п) — общая сумма по п/п и количество документов (сумма п/п высчитывается автоматически, если файл привязан к статьям в реестре расходов, а также указан этап, к которому привязан документ);
• Проекты/этапы — в разделе "Проекты/этапы" отображаются:

  • • Проекты, к которым уже привязан хотя бы один документ, независимо от статуса отчета (даже если отчет уже принят).

    • Этапы, к которым еще не привязан документ и статус финансового отчета не является окончательным (т.е. отчет не имеет статуса "замечания отсутствуют", "замечания отсутствуют, имеются рекомендации" или "имеются замечания, без доработки отчета").
      Пользователь выбирает этапы, к которым хочет привязать документ, отмечая их галочками. После выбора этапов система отображает документ в разделе "Загруженные документы" реестра подтверждающих документов. Документ становится доступен во всех выбранных проектах и этапах.

  • Привязка документа к этапам:

    • Чтобы привязать документ к конкретным этапам, нужно нажать на иконку списка. Откроется окно, где можно выбрать этапы, к которым нужно привязать данный документ.
      Документ можно привязать к нескольким этапам одновременно. После привязки документа к этапам, его можно использовать для подтверждения расходов в финансовых отчетах по этим этапам.
      

Реестр расходов

(ТРАНШИ, ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ, КОНТРАГЕНТОВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ СЮДА ЗАГРУЖАЕТ САМ? ИЛИ ЭТО ДЕЛАЕТ СОТРУДНИК ФОНДА? ИЛИ ОНИ ОБА МОГУТ ДЕЛАТЬ ЭТО? ЕСТЬ ЛИ ИНТЕГРАЦИЯ С ЭДО? ДОКУМЕНТЫ МОГУТ ПОПАДАТЬ В РЕЕСТР АВТОМАТИЧЕСКИ ИЗ СББОЛ?)

1. Чтобы перейти в реестр расходов, нажмите кнопку "Реестр расходов" расположенную под таблицей в блоке "Подтверждающие документы текущего этапа".
2. Откроется страница, содержащая перечень расходов по данному проекту и данному этапу, который формируется на основании загруженных сюда документов и прикрепленных к ним подтверждающих документов.
   
3. В зависимости от настроек шаблона и настроек провайдера документы могут подгружаться по разному:
   
   • документы подгружаются автоматически, через "Сбер.Корус", ;
   • документы загружаются вручную, через кнопки "+ Платежное поручение", "+ Транш", "+ Контрагент";
     к загруженному вручную документу можно добавить аналитику (ЧТО ЗА АНАЛИТИКА? ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА? ДОБАВЛЯЕТ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ ИЛИ ФОНД? ЗАЧЕМ НУЖНА ДАННАЯ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ И НА ЧТО ОНА ВЛИЯЕТ?), нажав на "+", также можно отредактировать и удалить его с помощью иконок.
     
     
4. Чтобы задать сумму транша, выделенную для этапа, нужно нажать на кнопку "+ Транш". (ПОЧЕМУ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ ДОСТУПНА КНОПКА ДЛЯ ДОБАВЛЕНИЯ ТРАНША? ПОЧЕМУ ОН НЕ ДОБАВЛЯЕТСЯ СОТРУДНИКАМИ ФОНДА ИЛИ АВТОМАТИЧЕСКИ?)
   
5. В появившейся строке, выделенной серым цветом, заполните поля:
   • Номер проекта — вписываем номер проекта, если у вас их несколько система предложит выбрать;
   • Номер платежного поручения — вводим данные п/п;
   • Дата (подписания договора/доп. соглашения) — выставляется автоматически сегодняшняя, можно редактировать;
   • Основание — прописываем номер  договора/доп. соглашения;
   • Контрагент — наименование/ИНН фонда;
   • Сумма транша этапа.
6. Прокрутите до конца строки и нажмите на иконку дискету для сохранения. Для отмены действия нажмите на "Х"
   
   
7. Для добавления нового платёжного поручения в реестр вручную, нажмите кнопку "+ Платежное поручение".
   
   Заполните следующие поля в появившейся строке, выделенной цветом:
   
   

   • Статья — выберите из списка статью расходов;

   • Проект — впишите номер проекта, если у вас их несколько, система предложит выбрать;
   • № п/п — введите номер платежного поручения;
   • Дата п/п — автоматически выставляется сегодняшняя, можно редактировать;
     
8. Прокрутив строку вправо, вы найдете ещё несколько граф для заполнения:
   
   • Основание — впишите назначение платежа;
   • Контрагент — выберите из списка начав заполнять поле ИНН или полным юридическим наименованием, если система не находит — добавьте контрагента.
   • Сумма — введите сумму платежного поручения.

   • Привязанные документы — нажмите на поле и из выпадающего списка выберите подтверждающие документы по платежу.
     

     Невозможно привязать документ дважды к разным платежкам, в списке документы привязанные к другому документу будут отображаться серым.

     Если в выпадающем списке нет нужного документа, вернитесь на страницу отчета и проверьте, есть ли этот документ в списке "загруженные документы" или "документы без этапа". 

   • Подтверждающие документы — заполняется автоматически, после выбора привязанных документов, текст можно редактировать;

   • Комментарий пользователя — заполняете, если необходимо что-то пояснить сотрудникам фонда по данному расходу.

9. В конце строки нажмите иконку дискеты для сохранения. Чтобы отменить сохранение нажмите крестик.
10. Для того, чтобы добавить контрагента, нажмите кнопку "+ Контрагент"
    
11. В модальном окне выберите тип контрагента (физ. лицо, ИП, Организация) и введите его полное наименование / ФИО, а также ИНН (ОГРН, КПП, ОГРНИП если это не физ. лицо), после чего нажмите кнопку "Применить".
    
12. После этого данные по новому контрагенту можно будет найти в выпадающем списке "Контрагент" введя его наименование. (ПОЧЕМУ КОНТРАГЕНТ НЕ ПОЯВЛЯЕТСЯ В ВЫПАДАЮЩЕМ СПИСКЕ, А НАЧИНАЕТ ОТОБРАЖАТЬСЯ В НЕМ ТОЛЬКО ПРИ ВВОДЕ ЕГО НАЗВАНИЯ В СТРОКУ?)

13. Платёжное поручение детализируется аналитическими статьями, образуя группирующие п/п:
    
    

    • для добавления аналитики к платежному поручению нажмите иконку-действия "+";
    • сумма у аналитики будет суммирующей, она будет прибавляться к сумме основной п/п и суммам других аналитик;
    • к самим аналитикам невозможно создать аналитики; (ЧТО ЗА АНАЛИТИКА И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?)
    • после того как платежное поручение стало группирующим, у него нет статьи, так как статьи проставляются у аналитик;
    • группирующие платежки по умолчанию развернуты в таблице, свернуть можно галочкой в начале строки;
      
    • редактировать аналитику, так же как и п/п, можно нажатием на иконку в конце строки;

    • удалить аналитику, можно в конце строки нажав иконку корзины.
      

      1. сумма аналитики автоматически минусуется от основной платежки;

      2. удалить первичную нельзя, только если удалить все добавленные и когда она станет платежкой без аналитики ее можно будет удалить.
         
14. Для редактирования уже заполненного платежного поручения в реестре пролистните до края таблицы и нажмите иконку редактирования напротив соответствующего расхода и отредактируйте нужную вам информацию. После внесения изменений не забудьте нажать на иконку дискеты для сохранения или на крестик для отмены изменений.
    
15. Каждому единичному документу или группирующей платежке задается статус:
    • На подготовке — статус выставляется автоматически, как только грантополучатель добавляет документ
    • На проверку — статус меняется, как только грантополучатель нажимает кнопку "На проверку"
    • Проверено — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "Проверено"

    • На доработке — статус меняется, когда фин. сотрудник нажимает кнопку "На доработку" 

       Нажмите здесь для раскрытия...

      Статус	Новый статус
      На проверке	Проверено На доработке
      Проверен	На доработке
      На доработке	На проверке — может перевести только пользователь Фин сотрудник не может перевести на новый статус.

16. После внесения информации нажмите кнопку "На проверку".
17. Финансовый сотрудник фонда примет документ или отправит его вам на доработку.

Отправка отчета 

1. Сперва фин. сотрудник должен проставить всем документам в реестре расходов статус Проверено.
   
2. После, проверьте готовый финансовый отчёт, нажав кнопку "Ознакомиться с проектом финансового отчёта".

3. Нажмите кнопку "Отправить на проверку".
   
   

   На этом этапе может появиться сообщение об отрицательных остатках. В таком случае необходимо вернуться к предыдущему шагу и проверить печатную версию отчета.

4. В зависимости от провайдера подписания после нажатия кнопки:
   • Если на площадке подключена работа с подписанием УКЭП, отчет отправится на подпись в систему «СФЕРА Курьер???»,
     1. Подпишите отчет в сервисе усиленной квалифицированной электронной подписью.
   • Если на площадке ручной провайдер:
     
     1. Распечатайте отчёт и проставьте подпись, расшифровку подписи, должность, дату, печать — отметки, согласованные с грантодателем.
     2. Отсканируйте отчёт. Прикрепите отчёт в модальном поле
        

Описание форм

Проверки и ошибки