Описание продукта

Конструктор. Конкурсы - это электронная система, предназначенная для организации и проведения грантовых конкурсов. Она упрощает и оптимизирует весь процесс - от подачи заявок до выбора победителей и дальнейшей реализации проектов. Участники могут зарегистрироваться на платформе, заполнить и подать заявку, загрузить необходимые документы и следить за прогрессом конкурса в личном кабинете. В случае победы, система автоматически формирует договор. Также прост процесс отчетности: автоматическое формирование шаблонов и удобная система сдачи финансовой и аналитической отчетности. Встроенный мессенджер позволяет оперативно решать вопросы и обмениваться информацией между участниками и организаторами. Платформа предоставляет возможность быть приглашенным специалистом - экспертом, с возможностью заключения договоров на оказание услуг. Также эксперту доступна отдельная страница с реестром назначенных экспертиз и функция подписания актов по выполненным работам. Организаторам конкурса предоставляется возможность задавать параметры конкурса, определять критерии оценки, устанавливать сроки и многое другое. 

Конкурсная процедура

Начало работы с платформой. Регистрация и личный кабинет

Регистрация и личный кабинет нужны для того, чтобы идентифицировать вас как конкретного человека среди других пользователей. Учётная запись позволяет сохранять ваши персональные данные, такие как имя, фамилия, адрес электронной почты, номер телефона и т.д. Также регистрация на платформе и личный кабинет предоставляют вам возможность воспользоваться всеми функциями, доступными для вас.

Подробнее о процессе регистрации и работе с личным кабинетом, вы можете ознакомиться в руководстве "Мой профиль".

Заполнение, подписание и подача заявки

Подача заявки на конкурс осуществляется в электронной форме. Все этапы, от подготовки и подачи проектов на конкурсы фонда до экспертизы, определения победителей, заключения договоров, мониторинга, отчетности и оценки результатов, реализуются онлайн.

Вы как заявитель можете подать заявку на грант, используя электронную форму заявки, которая доступна на платформе. При этом используются открытые критерии оценки заявок, что повышает качество отбора и дает возможность большему числу организаций подать заявку на получение гранта.

Узнать о том, как заполнить заявку, подать ее на рассмотрение и отредактировать можно в руководстве Создание, заполнение, подача и редактирование заявки. Как пригласить участников и/или руководителя проекта можно узнать в статье Приглашение участников проекта. Заполнение секций Бюджет и Календарный план описано в статьях Заполнение секции «Бюджет» и Заполнение секции «Календарный план». Как снять заявку с рассмотрения, можно узнать в руководстве Снятие заявки с конкурса. Инструкция о том, как скопировать заявку, находится в руководстве Копирование заявки. Узнать о статусах, которые заявка принимает в системе, можно в статье Статусы заявки.

Валидация и экспертиза заявки. Определение победителей

Заявка, поданная на конкурс, проходит несколько этапов проверок. 

1. Проверка на соответствие требованиям. В первую очередь, заявка проверяется валидатором (сотрудником фонда) на соответствие формальным требованиям, таким как правильность заполнения формы, наличие всех необходимых документов и соответствие проекта целям и задачам конкурса. В случае обнаружения ошибки валидатором, заявка получит статус "на доработке". Вы будете автоматически уведомлены об этом по электронной почте, чтобы иметь возможность внести необходимые исправления и повторно подать заявку.

2. Экспертная оценка. После положительной проверки валидатором заявка передается экспертам, которые проводят ее оценку по установленным критериям. Эксперты анализируют содержание заявки, оценивают ее актуальность, значимость, инновационность, реалистичность и другие параметры.

3. Проверка на плагиат. система также проводит проверку заявки на плагиат, чтобы убедиться, что проект не является копией или переработкой уже существующего проекта.

4. Финальное решение. После прохождения всех этапов, заявка передается на рассмотрение конкурсной комиссии, которая принимает окончательное решение о присуждении гранта.

Если вы являетесь Экспертом, узнать как зарегистрироваться на платформе, можно здесь. Как заключить договор с фондом и когда заполнять акт, можно узнать в руководстве Договор и акт с экспертами. Как проводить экспертизу заявки написано в руководстве Экспертиза назначенной заявки. Через какие статусы проходит экспертиза в системе можно узнать в руководстве Статусы экспертиз.

Если вы Грантополучатель, то узнать как ознакомиться с результатами экспертизы можно в статье Страница «Результаты экспертизы».

Заключение договора

Когда заявке присваивается статус Победитель, вам открывается раздел "Договор". Функциональность данного раздела включает в себя возможность редактировать, отправлять, дорабатывать и подписывать договора. Электронные договора, формируются автоматически, включая учёт и управление ими. Грантополучатели могут заполнять данные на одной странице с заявкой и редактировать договоры перед отправкой на рассмотрение. Кроме того, функциональность поддерживает версионность договоров для анализа и контроля изменений. Есть также статусная модель, которая обеспечивает прозрачность и понимание текущего состояния договора.

Чтобы узнать о процедуре заключения договора, перейдите к статье Договор. Подписание. Изменения в договоре описаны в руководстве Договор. Внесение изменений. Как отказаться от заключения договора, вы можете прочитать в статье Договор. Отказ от заключения договора/гранта. Статусы, через которые проходит договор в процессе его подписания, изменения/редактирования, описаны в статье Статусы договора, изменений к договору и отказа от гранта.

Сдача отчетности

Когда договор подписан, вам становится доступен раздел "Отчетность". Все мероприятия в рамках проекта делятся на этапы, ранее указанные в договоре.

Отчетность по итогам каждого этапа реализации проекта включает:

• Аналитический отчет – информация и материалы, подтверждающие выполнение мероприятий и достижение результатов.
• Финансовый отчет – реестр расходов за счет гранта и подтверждающие финансовые документы.

Подготовка и сдача отчетов осуществляются в электронной форме через личный кабинет грантополучателя.

Транш на следующий этап осуществляется только после согласования финансовой и аналитической отчетности за прошедший этап.

Как заполнять Аналитический отчет, можно узнать в статье Заполнение и отправка аналитического отчёта. Чтобы узнать о заполнении финансового отчета, нужно перейти к статье Заполнение и отправка финансового отчёта. Подробнее о том, что такое реестр потерянных платежных поручений, можно узнать в статье Реестр потерянных платежных поручений организации.

Автоотбивки и Диалог с фондом

На каждом этапе конкурса грантополучателю приходят сообщения на почту, которые могут включать следующее:

1. Регистрация пользователя. Это сообщение, которое предлагает завершить процесс регистрации на платформе перейдя по ссылке.

2. Приглашение нового пользователя в эксперты. Уведомление о приглашении в эксперты со ссылкой.

3. Уведомление о получении заявки. После того как грантополучатель подал свою заявку на конкурс, ему приходит сообщение, подтверждающее получение заявки. В этом сообщении также может содержаться информация о дальнейших шагах в процессе рассмотрения заявки.

4. Отчетность и мониторинг. В течение срока действия гранта грантополучатели могут получать сообщения, требующие предоставления отчетности о расходовании средств, мониторинга выполнения проекта и другой информации, необходимой для контроля использования грантовых средств.

После того как ваша заявка становится победителем, вам открывается раздел Диалог с фондом. Диалог с фондом обеспечивает Грантополучателю информационную поддержку, помощь и консультацию в решении вопросов, связанных с получением и использованием гранта. Грантополучатель может использовать диалог с фондом для получения информации о требованиях к заявкам на гранты, об условиях финансирования, сроках подачи документов, а также для обсуждения деталей проекта, который планируется реализовать с помощью гранта. Диалог с фондом также полезен для уточнения вопросов о правилах сдачи отчетности.